At engagere sig i et fællesskab og drive en forening kan være det fedeste ved at studere! I studielivet kan det dog af og til være svært at få alle prioriteter og ender til at mødes. Derfor har vi samlet nogle tips og tricks til jer om, hvordan I kan få jeres studenterforening, klub, basisgruppe, eller interessegruppe op at køre!
Der skal nemlig ikke så meget til, før det hele glider lidt nemmere. På denne side kan du læse om, hvordan man får flere med og driver en god forening! Her finder du både de gode tips og tricks og det rent formelle.
At engagere sig i et fællesskab og drive en forening kan være det fedeste ved at studere! I studielivet kan det dog af og til være svært at få alle prioriteter og ender til at mødes. Derfor har vi samlet nogle tips og tricks til jer om, hvordan I kan få jeres studenterforening, klub, basisgruppe, eller interessegruppe op at køre!
Der skal nemlig ikke så meget til, før det hele glider lidt nemmere. På denne side kan du læse om, hvordan man får flere med og driver en god forening! Her finder du både de gode tips og tricks og det rent formelle.
KULTUR OG TRADITIONER
Som mennesker søger vi ind i fællesskaber, og vi vil gerne være med lige der, hvor vi føler os trygge, glade og betydningsfulde. Studenterforeninger giver fabelagtige muligheder for at blive en del af noget større, nemlig et fællesskab med en vision. Sådan et fællesskab kan I blive, hvis I husker ”den sociale lim”: Jeres kultur og traditioner. Det er det, der gør, at I ikke er et ”fornuftsægteskab”, men et stærkt og attraktivt fællesskab, der både har det sjovt og gør en forskel.
Den sociale lim kunne være
– En bestemt ret I spiser
– En særlig leg
– En sang med interne referencer
TRADITIONER FORMER KULTUR
Traditioner er ritualer, der kan se fjollede ud udefra, men
er meningsfulde, fordi de er med til at danne fælles identitet og rammer for nærværende fællesskab. I studenterforeninger kan traditioner f.eks. være, noget bestemt mad I spiser til hvert møde, sange med faglige referencer eller et bestemt arrangement med spøjse lege, som I gentager årligt.
Lad jeres traditioner afspejle, hvilken slags forening, I vil være og hvordan I vil nå derhen. Mange bliver frivillige på grund af
fællesskabet og dernæst på grund af sagen – derfor er det vigtigt, at jeres traditioner viser, hvilken måde I er sammen på.
SÆT IND I INTOFORLØBET
I introforløbet har I virkelig mulighed for at nå de nye studerende, som gerne vil tage del i studiemiljøet hos jer. Alliér jer med tutorerne, der kan hjælpe med at videreformidle jeres forenings kernesag. I kan med fordel lave en begivenhed tidligt i semesteret, der særligt henvender sig til, at nye studerende kan komme og snuse til jeres fællesskab.
OVERLEVERING
Hvis I vil opretholde en kultur over længere tid, kræver det en overlevering fra gamle medlemmer til nye, hvor I også bruger krudt på traditionerne. Hvis faklen aldrig bliver givet ordentligt videre, dør den – og så kan I blive nødt til at etablere en god kultur på ny.
Det kan I gøre:
- Lav en føl-ordning, hvor nye medlemmer oplæres af gamle travere på posten
- Opret et årshjul med opgaverne for de roller, I har
En måde at overlevere på, er at etablere en føl-ordning. Her kan medlemmer med bestemte ansvarsområder over en periode samarbejde om opgaven med den næste, der skal overtage den rolle. På den måde bliver erfaringer givet videre i en blød overgang. Det kan være en god idé at aftale at ’føllet’ i første omgang kun skal følge med og ikke overtage ansvar, før vedkommende er sat ind i omfanget af opgaverne.
FÅ FLERE MED
Det vigtigste i en forening er dens medlemmer! Når I først har etableret noget at være fælles om, er det medlemmer, der bærer kulturen videre og sikrer at jeres skabte fællesskab lever og giver liv til studiemiljøet.
VÆR SYNLIGE
Synlighed er grundlaget for, at jeres medstuderende ved, at jeres forening findes. I kan både være synlige på sociale medier og i det fysiske studiemiljø. Vis hvad jeres formål er og hvorfor I kan lide at bruge tid sammen. Alle vil gerne være med i den klub, der har de fedeste mennesker og den vigtigste sag.
Hvad er det bedste ved at være med i jeres studenterforening?
- At I mærker magien af i fællesskab at skabe verdens bedste studiemiljø?
- Har I et vildt inspirerende fællesskab på tværs af årgange og faglige interesser?
- Byder møderne på de vigtigste sager og de bedste venskaber
- Eller noget helt fjerde?
Læs mere om synlighed her: https://www.foreningsliv-ku.dk/tester1/
VÆR TILGÆNGELIGE
Som forening skal I være lette for jeres medstuderende at henvende sig til. Hav som minimum en Facebook-side, hvorfra I kommunikerer om de fede arrangementer, relevante opdateringer og vigtige sager, I arbejder med og gerne en hovedmail, hvor andre foreninger, virksomheder og interesserede kan kontakte jer.
Det er især vigtigt at oplysninger om, hvor og hvornår I mødes samt, hvordan man finder derhen, altid er nemme at finde. Sørg for at I på dagen for jeres møde eller arrangement er tilgængelige på Facebook, mail eller via et telefonnummer, så eventuelle spørgsmål ikke afholder nogen fra at dukke op.
RÆK UD! … OG FØLG OP
Mange studerende får hurtigt fyldt hverdagen med gøremål og aktiviteter – så selvom nogen egentlig gerne vil, er det ikke sikkert, at de helt af sig selv finder vejen ind i jeres forening. Derfor virker det effektivt at prikke folk på skulderen, som måske har lyst til at være med. En personlig henvendelse kan virke smigrende, og det er rart som ny allerede at have snakket med nogen, der er med i foreningen. Så er der en velkendt person at gå hen til, første gang man deltager.
Når nye har været med, så sørg for at opsøge dem, sige tak for sidst og lad dem vide, at det ville være fedt, at de kom igen. Så kan de vende tilbage med en følelse af allerede at være budt ind i fællesskabet.
DAN RELATIONER OMKRING JER
Vær nysgerrig på, hvad der optager jeres medstuderende, og på deres drømme og bekymringer.
Vil I lave arrangementer, der er repræsenterer jeres medstuderendes interesser, må I være nysgerrige på, hvad der optager dem. På de færreste studier kan man kende alle – spot derfor nogle sociale nøglepersoner, f.eks. blandt tutorerne og drik kaffe med dem i ny og næ. Brug deres observationer om hot topics, potentialer eller problemer på studiet til at undersøge, hvad I kan bruge jeres energi på. Husk, at hvis det er dybt følt og bredt delt, vil I få stor opbakning!
REKRUTTER STRATEGISK OG KONKRET
Overvej hvilke kompetencer og evner, I mangler i jeres forening og tal med hinanden om, hvem I kender, der har de kvaliteter. Det er en ære at blive inviteret personligt, og det virker ofte bedre end et generelt opslag på Facebook.
Rekrutter nye foreningsmedlemmer til konkrete ansvarsopgaver, f.eks. “Vil du være med til at arrangere årets julefrokost?” eller “Vær med til at få klima ind i vores uddannelse.” Det er vigtigt, at de nye interesserede studerende hurtigt bliver en del af fællesskabet ved at få mulighed for at løfte nogle overkommelige opgaver, der gør en forskel. På den måde vil man hurtigere opleve et ejerskab og ansvar for at føre foreningen videre.
HA’ DET SJOVT
Det skal frem for alt være sjovt at være frivillig! Det vigtigste er, at I har lyst til at fortsætte jeres fælles indsats. Sørg derfor for at afklare, hvad der giver jer hver især energi og lyst til at være med. Husk ikke mindst at sætte tid af til at hygge jer med hinanden, så det hele ikke handler om møder og mails.
I alle fællesskaber opstår små og større konflikter og gnidninger – det er helt normalt. Men det er vigtigt, at I får afklaret det, før I lægger jeres store rekrutteringsindsats. Nye medlemmer vil være en del af et fællesskab, der består af engagerede, respektfulde og seje mennesker, der samtidig er gode venner og en dag kan blive deres gode ven.
Selvom man gør en stor indsats, kan man som studenterforening opleve svingende engagement blandt de aktive medlemmer. Derfor kan du her finde 3 opmærksomhedspunkter, der kan være gode at tænke ind i jeres dagligdag, for at flest muligt har lyst til at blive.
1. FORVENTNINGSAFSTEMNING, FORVENTNINGSAFSTEMNING, FORVENTNINGSAFSTEMNING
Sørg for at få afstemt forventninger internt, så nye såvel
som gamle medlemmer ikke er tvivl, om hvad I arbejder på og hvorfor.
At planlægge, styre sociale medier, tjekke op på hvordan
hinanden har det, have styr på økonomi, danne nye relationer, være hurtig til
at skrive mails eller booke lokaler… der er brug for mange kompetencer for at
skabe en god foreningskultur. Gennem forventningsafstemning kan I fordele opgaver imellem jer, så hver person
laver mest muligt af det, der motiverer dem og det, man hver især er god til.
En stærk forening har styr på kompetenceafklaring blandt sine aktive.
I kan med fordel spørge hinanden:
- Hvad håber vedkommende at opnå?
- Hvor meget tid har du til rådighed?
- Hvad synes vedkommende er sjovt og motiverende?
- Hvad er du god til, som du gerne vil bringe til bordet?
Sådan kan I internt afklare, hvilke opgaver der giver jer energi hver især og som bidrager til jeres lyst til at være med. Det lyder måske oplagt, og derfor kan man fra begyndelsen helt glemme at aftale, hvad indsatsen egentlig indebærer. Det kan resultere i, at nogen finder ud af, at de ikke har tilstrækkelig tid, kompetencer eller overskud til at udføre den opgave, de i udgangspunktet har sagt ja til. I nogle tilfælde er det med god grund, da man ikke kan få den fulde forståelse for en opgave, før man laver den. Men andre gange kan det undgås med klar kommunikation til forventningsafstemningen.
2. LÆR HINANDEN AT KENDE
I jeres forening er det meget muligt, at én specifik sag eller interesse binder jer sammen. For at skabe et rart miljø, hvor I får jeres motiver mødt og er glade for at deltage, kræver det, at I hver især lærer hinanden at kende.
Det kan du gøre:
- Spørg ind til hinanden
- Sørg for også at lave ting, der ikke har noget med foreningsarbejdet at gøre: spis frokost sammen, snup en øl efter jeres planlagte aktivitet eller tag et slag bordfodbold, når I mødes. Det handler bare om at vise hinanden, at I vil fællesskabet – også udenfor den ’arbejdstid’, I har sat af
3. MØDERNES STEMNING OG VARIGHED
Frivilligt arbejde skal være sjovt! Men hvordan er det lige
man gør et møde hyggeligt, når de ofte er til for at afstemme, beslutte og
planlægge?
Prøv at ændre lidt på rammerne. Snup en mocktail eller tag et gå-møde. Bottom line er at komme hinanden ved og gå fra
hvert møde med et godt grin eller et smil på læben. Men sørg for, at I er enige om rammerne for, hvad det gode møde er. Find den rette middelvej mellem sjovt og seriøst.
Har I brug for at være effektive, kan I holde arbejdsmøder (se mere længere nede på siden). Sæt tid af i forlængelse af mødet til at nå det, I aftaler. På den måde undgår I at gå derfra med ’lektier’, der skal klares i fritiden og i stedet kan I skabe arbejdsenergi i fællesskab, og gå hjem med en allerede udført to-do liste.
Hvad I mødes om og hvordan, afhænger af, hvilken type forening, I er. Holder I mange (lange) møder, kan du her finde vores allerbedste tips til fede møder! Vælg et par punkter ud
og prøv dem af til jeres næste møde. Hvis de fungerer for jer, kan I bruge endnu flere af ideerne næste gang.
I studenterforeninger er vores aktivitetsform ofte møder. Det kan lyde tørt, men det behøver det heldigvis ikke at være. Især ikke, hvis de er designet rigtigt. Her kommer nogle råd til, hvad der kan gøre møder mere interessante.
1. FED FORBEREDELSE
Det kan ikke overdrives, hvor vigtigt forberedelse før et møde er. En realistisk dagsorden, et reflekteret overbliksbillede af konsekvenserne ved en beslutning eller de helt rigtige snacks til blodsukkeret kan gøre jeres møder mere effektive og sjove.
Eksempler på gode ting at forberede:
- En dagsorden med tidsangivelser og angivelse af, hvorvidt punktet er en beslutning, orientering eller drøftelse. F.eks. “16.00-16.30: Orientering om den nye specialetidsaftale”. Punktets karakter afgør også, hvordan punktet designes.
- Bilag til informationstunge punkter. Hvis I skal forholde jer til nye retningslinjer fra jeres institut, kan det forkorte mødetiden at have læst dem hjemmefra – husk, at de skal sendes ud i god tid.
- Forplejning og materialer til mødedeltagerne. Hvad skal der til for, at I holder fokus og gejst? Er det chokolade, farvede post-its eller spandevis af kaffe?
2. I DO ART – MØDELEDERENS BEDSTE VEN (EVT. INDSÆTTES I FANER)
Vi skal kun mødes, når der er en god grund til det. Ofte føler vi, at grunden er der, men vi har ikke afstemt det med hinanden. Det er vigtigt at bruge lidt krudt på, for så kan I også fortælle jeres medstuderende uden for foreningen, hvorfor I er aktive, og hvad I laver. I kan besvare nedenstående spørgsmål generelt for jeres faste foreningsmøder eller f.eks. bruge spørgsmålene som introduktion til en workshop for jeres medstuderende.
I: intention
Hvad er intentionen med mødet?
Årsagen til, at I har indkaldt til møde.
DO: desired outcome
Hvad håber vi, der kommer ud af det?
Hvad skal vi have lykkedes med, når mødet er forbi?
A: agenda
Hvad er programmet for i dag?
Dagens mere eller mindre faste dagsorden.
R: roles/rules
Hvilke roller og normer har vi for mødet?
Det kan f.eks. være, hvem der har mandat til hvad, hvad vi forventer af hinandens deltagelse til mødet, og hvordan vi opfører os.
(Der står mere længere nede.)
T: timeframe
Hvordan placerer mødet sig i en større proces?
Hvis mødet er ét ud af flere i et længere projektforløb, kan I fortælle, hvor langt I er nået i processen, og hvad I har foran jer.
3. FORDEL ROLLER
Uanset om man er fem eller 20 personer til et møde, kan en rollefordeling hjælpe jer med at få talt om det, der er vigtigst for jer. Mange studenterpolitisk aktive føler, at de drukner i koordinering og planlægning og ikke har nok tid til de gode, politiske samtaler. Heldigvis er det et lavpraktisk problem, som der findes en lavpraktisk løsning på.
Prøv at eksperimentere med følgende tre roller:
Uanset om man er fem eller 20 personer til et møde, kan en rollefordeling hjælpe jer med at få talt om det, der er vigtigst for jer. Mange studenterpolitisk aktive føler, at de drukner i koordinering og planlægning og ikke har nok tid til de gode, politiske samtaler. Heldigvis er det et lavpraktisk problem, som der findes en lavpraktisk løsning på.
Prøv at eksperimentere med følgende tre roller:
Uanset om man er fem eller 20 personer til et møde, kan en rollefordeling hjælpe jer med at få talt om det, der er vigtigst for jer. Mange studenterpolitisk aktive føler, at de drukner i koordinering og planlægning og ikke har nok tid til de gode, politiske samtaler. Heldigvis er det et lavpraktisk problem, som der findes en lavpraktisk løsning på.
Prøv at eksperimentere med følgende tre roller: (evt. indsættes i faner)
ORDSTYRER
Ordstyreren er ansvarlig for at I holder tiden og kommer igennem alle jeres punkter.
Vedkommende holder en talerække og har mandat til at afrunde debatterne. Det er vigtigt at man som ordstyrer er opmærksom på at afbryde debatten, hvis den er ved at tage en drejning, så man ikke spilder tid.
Det er også ordstyreren ansvar at lade alle komme til orde, og at det ikke er alle, der bare taler løs, når et punkt starter.
REFERENT
Referenten skriver et referat at mødet. Husk at ikke alt behøver at blive skrevet ned. Til et beslutningspunkt er selve beslutningen vigtigst, til et drøftelsespunkt er de vigtigste synspunkter, og til et orienteringspunkt er det den information, der bliver givet.
TO DO-LISTESKRIVER
For at undgå koordinering a la “hvem booker lokale?”, så skriv det hele ned og tag det til sidst på mødet. Dvs. hver gang I bliver opmærksomme på noget, der skal gøres eller fordeles ansvar for, så giv to do-listeskriveren et prak og få vedkommende til at notere det.
Følger I ovenstående råd, får I en dagsorden, der ser nogenlunde sådan her ud:
1. introduktion til mødet evt. med I DO ART eller som minimum en gennemgang af dagsordenen af ordstyreren
2. de punkter I nu skal igennem
3. To do-listen med fordeling af ansvar
4. BRYD CIRKLEN OM BORDET
Til lange møder kan man føle, at måsen gror fast til sædet – og så er det godt at ryste den engang imellem.
Her kommer nogle forslag til, hvordan I kan indrette mødepunkter på en sjovere måde, hvor I står op:
Forestil jer to poler, én i hver ende af et rum. Når I skal diskutere hvad som helst, som kan vurderes på en lineær akse, stiller I jer der, hvor jeres standpunkt er repræsenteret. Ordstyreren spørger ind til, hvorfor deltagerne har stillet sig der, hvor de har. Det egentlige udbytte er ikke personers placering på aksen, men deres beskrivelser af hvorfor de står der.
Her er et par eksempler:
Hvordan gik fyraftensmødet i fredags?
Den ene pol: Det gik rigtig godt.
Den anden pol: Det gik rigtig dårligt.
Hvor motiverede er vi for at arrangere paneldebat?
Den ene pol: Jeg er super motiveret og vil i gang med det samme.
I midten: Jeg skal nok dukke op på dagen og hjælpe til, men ikke sidde med i planlægningsgruppen.
Den anden pol: Jeg er ikke motiveret for debatten.
Når I f.eks. skal brainstorme til efterårets planer, så giv hver person en post-it-blok. På væggene hænger flere ark papir med faste projekter og evt. nogle tomme til jeres egne ideer.
Ikke alle mødepunkter holdes bedst siddende, nogle gange er en gåtur eller en inspirationstur en god måde at afvikle det på.
5. HOLD ARBEJDSMØDER
Overvej at skifte et af de almindelige møder ud med et arbejdsmøde.
Hvorfor?
Arbejdsmøder er fede, fordi man får omsat sine gode idéer til handling i fællesskab, og det er sjovere at klare opgaverne i hinandens selskab, end når man sidder alene på sit værelse. Til et arbejdsmøde starter I ud med en overskrift eller en ambition for f.eks. et arrangement eller en kampagne og slutter med at have arrangeret det.
Hvad skal I gøre?
For at arbejdsmødet bliver en succes, er det vigtigt, at I bliver enige om, hvad I gerne vil nå på mødet. Ellers er det bare med at fordele opgaver og lave dem enten sammen eller hver for sig, mens I hygger jer med gode snacks og godt selskab.
Hyggen som gulerod
Pas på at der ikke går for meget hygge i det og indlæg evt. pauser, hvor I kan være rent sociale, eller aftal at drikke en øl/spise en sandwich sammen bagefter. Det kan hjælpe med at holde fokus og nå det I har sat jer for.
Her kan du finde et eksempel på, hvordan en dagsorden for et arbejdsmøde kan se ud:
- time
Forventningsafstemning:
- Hvad håber vi på at opnå med arrangementet?
- Hvordan håber vi, stemningen bliver?
- Hvilke samtaler kunne være fede at inspirere til?
- Hvem vil vi gerne have bedre kontakt til?
Brainstorm over elementer i aktiviteten, f.eks. :- indhold til et oplæg,
- gode lokaler,
- vigtige pointer og
- hvordan I får brandet jeres studenterforening ifm. arrangementet?
Læg jer fast på afgørende elementer i aktiviteten, f.eks. :- dato og tidspunkt for arrangementet
- hvem, I vil invitere
- placering
- materialer, I skal bruge
- time
- Fordel ansvar
- Hvilke ansvarsområder kan I dele ud til en eller to personer?
- Til det faglige arrangement kunne forskellige ansvarsposter være:
a) kommunikation og SoMe,
b) indhold og oplægsholder,
c) fysiske rammer og pynt samt
d) forplejning. - Bliv sammen, mens I arbejder på hver jeres del.
Lav aktiviteten, f.eks
- Facebook-begivenheden,
- kontakt relevante personer,
- sæt menuen,
- lav PowerPoint-præsentationen,
- inviter deltagerne.
- Fordel gerne opgaverne mellem jer, men bliv sammen. Det er vigtigt, at alle får ansvar for hver deres del af arrangementet.
Opsamling
Opsummer hvad I har lavet og fordel ansvar for eventuelle løse ender, som I ikke kunne få klaret i dag. Planlæg jeres næste skridt og high five på et godt og produktivt møde.