Hvordan holder I effektive møder?
Effektive arbejdsmøder
Har I brug for at være effektive, kan I holde arbejdsmøder.
Sæt tid af i forlængelse af mødet til at nå det, I aftaler. På den måde undgår I at gå derfra med opgaver, der skal klares i fritiden. I stedet kan I skabe arbejdsenergi i fællesskab og gå hjem med en allerede udført to-do liste.
Ændr lidt på rammerne
Er mødeformen hos jer blevet ensformig, kan I tage et gå-møde eller lægge en musikquiz ind i pausen. Bottom line er at komme hinanden ved udover at nå jeres dagsorden.
Holder I mange (lange) møder, kan du her finde tips til, hvordan I hjælper hinanden til at holde fokus indenfor en tidsramme! Vælg et par punkter ud og prøv dem af.
Fem trin til fede møder
I studenterforeninger er aktivitetsformen ofte møder. Det kan lyde tørt, men det behøver det heldigvis ikke at være. Især ikke, hvis de er designet rigtigt. Her kommer nogle råd til, hvad der kan gøre møder mere interessante.
Det kan ikke overdrives, hvor vigtigt forberedelse før et møde er. En realistisk dagsorden, et reflekteret overbliksbillede af konsekvenserne ved en beslutning eller de helt rigtige snacks til blodsukkeret kan gøre jeres møder mere effektive og sjove.
Eksempler på gode ting at forberede:
En dagsorden med tidsangivelser og punktets karakter – er det en beslutning, orientering eller drøftelse? F.eks ”16.00-16.30: Orientering om den nye specialetidsaftale”
Bilag til informationstunge punkter. Husk, at de skal sendes ud i god tid, hvis de skal læses hjemmefra.
Forplejning og materialer til mødedeltagerne.
“Vi skal kun mødes, når der er en god grund til det. Ofte føler vi, at grunden er der, men vi har ikke afstemt det med hinanden”
Det er vigtigt at bruge lidt krudt på, for så kan I også fortælle jeres medstuderende uden for foreningen, hvorfor I er aktive, og hvad I laver. I kan besvare nedenstående spørgsmål generelt for jeres faste foreningsmøder eller f.eks. bruge spørgsmålene som introduktion til en workshop for jeres medstuderende.
I DO ART
INTENTIONEN
Hvad er intentionen med mødet? Årsagen til, at I har indkaldt til møde.
DESIRED OUTCOME
Hvad håber I, der kommer ud af det? Det vil sige, hvad skal I have lykkedes med, når mødet er forbi.
AGENDA
Hvad er programmet for i dag? Dagens mere eller mindre faste dagsorden.
ROLES/RULES
Hvilke roller og normer har I for mødet? Det kan f.eks. være, hvem der har mandat til hvad, hvad vi forventer af hinandens deltagelse til mødet, og hvordan vi opfører os. Der står mere længere nede.
TIMEFRAME
Hvordan placerer mødet sig i en større proces? Hvis mødet er ét ud af flere i et længere projektforløb, kan I fortælle, hvor langt I er nået i processen, og hvad I har foran jer.
Uanset om man er fem eller 20 personer til et møde, kan en rollefordeling hjælpe jer med at få talt om det, der er vigtigst for jer.
Prøv at eksperimentere med følgende tre roller:
Ordstyrer
Ordstyreren er ansvarlig for, at I holder tiden og kommer igennem alle jeres punkter mens alle bliver hørt. Vedkommende holder en talerrække og har mandat til at afrunde debatter. Som ordstyrer har man ansvar for at afbryde debatten, hvis den er ved at tage en drejning, så man ikke spilder tid. Og samtidig sikre at debatten er saglig og præsenterer forskellige argumenter, så man på mødet kan tage en afstemning på baggrund af debatten.
- Tip: som ordstyrer skal du holde styr på, at alle kommer til orde og at det ikke bare er den samme, der taler løs, så snart et punkt starter
Referent
Referenten skriver et referat af mødet. Husk at ikke alt behøver at blive skrevet ned – kun beslutninger, de vigtigste synspunkter og den information der skal huskes.
To do-listeskriver
For at undgå koordinering a la ”hvem booker lokale?” så skriv det hele ned og tag det til sidst på mødet. Dvs. hver gang I bliver opmærksomme på noget, der skal gøres eller fordeles ansvar for, så giv to do-listeskriveren et praj og få vedkommende til at notere det.
Følger I ovenstående råd, får I en dagsorden, der ser nogenlunde sådan her ud:
- Introduktion til mødet, evt. med gennemgang af dagsordenen af ordstyreren.
- De punkter I nu skal igennem.
- To do-listen med fordeling af ansvar.
Til lange møder kan man føle, at måsen gror fast til sædet – og så er det godt at ryste den engang imellem. Her kommer nogle forslag til, hvordan I kan indrette mødepunkter på en sjovere måde, hvor I står op:
Vurderingsaksen
Forestil jer to poler, én i hver ende af et rum. Når I skal diskutere hvad som helst, som kan vurderes på en lineær akse, stiller I jer der, hvor jeres standpunkt er repræsenteret. Ordstyreren spørger ind til, hvorfor deltagerne har stillet sig der, hvor de har. Det egentlige udbytte er ikke personers placering på aksen, men deres beskrivelser af hvorfor de står der. Her er et par eksempler:
Hvordan gik fyraftensmødet i fredags?
Den ene pol: Det gik rigtig godt
Den anden pol: Det gik rigtig dårligt
Hvor motiverede er vi for at arrangere univalgskampagnen?
Den ene pol: Jeg er super motiveret og vil i gang med det samme
I midten: Jeg skal nok dukke op på dagen og hjælpe til, men ikke sidde med i planlægningsgruppen
Den anden pol: Jeg er ikke motiveret for kampagnen
Idégenerering i hele rummet
Når I f.eks. skal brainstorme til efterårets planer, så giv hver person en post-it-blok. På væggene hænger flere ark papir med faste projekter og evt. nogle tomme til jeres egne ideer.
Ryk mødet ud af mødelokalet
Ikke alle mødepunkter holdes bedst siddende, nogle gange er en gåtur eller en inspirationstur en god måde at afvikle det på.
Overvej at skifte et af de almindelige møder ud med et arbejdsmøde, hvor I får omsat gode idéer til handling i fællesskab.. Til et arbejdsmøde starter I ud med en overskrift eller en ambition for f.eks. et arrangement eller en kampagne og slutter med at have arrangeret det.
For at arbejdsmødet bliver en succes, er det vigtigt, at I bliver enige om, hvad I gerne vil nå på mødet. Fordel så opgaverne og lav dem enten sammen eller hver for sig. Indlæg evt. pauser, hvor I kan være rent sociale, eller aftal at hygge eller spise sammen bagefter. Det kan hjælpe med at holde fokus og nå det I har sat jer for.
Arbejdsmødet kan for eksempel gå efter følgende dagsorden:
Første time
- Forventningsafstemning:
- Hvad håber vi på at opnå med arrangementet?
- Hvordan håber vi, stemningen bliver?
- Hvilke samtaler kunne være fede at inspirere til?
- Hvem vil vi gerne have bedre kontakt til?
- Brainstorm over elementer i aktiviteten:
- Indhold til et oplæg
- Gode lokaler
- Hvordan I får brandet jeres studenterforening ifm. arrangementet
- Læg jer fast på afgørende elementer i aktiviteten:
- Dato, tid og sted for arrangement
- Hvem I vil invitere
- Placering og materialer
Anden time
- Fordel ansvar:
Hvilke ansvarsområder kan I dele ud til en eller to personer? Til det faglige arrangement kunne forskellige ansvarsposter være a) kommunikation og SoMe, b) indhold og oplægsholder, c) fysiske rammer og pynt samt d) forplejning. Bliv sammen, mens I arbejder på hver jeres del.
- Lav aktiviteten:
F.eks. Facebook-begivenheden, kontakt relevante personer, sæt menuen, lav PowerPoint-præsentationen, inviter deltagerne. Fordel gerne opgaverne mellem jer, men bliv sammen. Det er vigtigt, at alle får ansvar for hver deres del af arrangementet.
- Opsamling:
Opsummer hvad I har lavet og fordel ansvar for eventuelle løse ender, som I ikke kunne få klaret i dag. Planlæg jeres næste skridt og high five på et godt og produktivt møde.
GENERALFORSAMLING
Har I lavet en formel organisering af foreningen, kan I afholde et årsmøde eller en årlig generalforsamling, for at evaluere på året der er gået og beslutte, hvad I vil i det kommende år. Generalforsamlingen fungerer traditionelt som foreningens øverste myndighed er til for at sikre, at valg, vedtægter, ansvar og økonomi stemmer overens. Formelt set er det altså foreningens vigtigste møde, som ved afholdelse bør prioriteres højt af både arrangører og foreningens medlemmer.
Her finder du en guide til afholdelse af en traditionel generalforsamling. Husk, at denne form ikke er sat i sten, men at I som forening kan bruge de elementer, der giver mening for jer. I er aldrig mere begrænsede end jeres egne vedtægter, hvis I har nogen.
AFSÆT TID & RESSOURCER
TID
Indkaldelse + afholdelse tager et par dage totalt. Start mindst en måned før afholdelsen.
RESSOURCER
2-6 personer (til at forberede generalforsamlingen, hvor print af bilag, faciliteter og forplejning skal gøres klar)
DELTAGERE
3+ personer (alt efter hvornår generalforsamlingen erklæres beslutningsdygtig ifølge vedtægterne)
Planlæg generalforsamling
Kig i vedtægterne
Find foreningens vedtægter og se afsnittet om generalforsamling. Der vil som oftest stå de påkrævede dagsordenspunkter. Det er også I vedtægterne, I finder regler om generalforsamlingens gyldighed og beslutningsdygtighed samt krav til indkaldelse, og hvad den skal indeholde. Det kan f.eks. være dagsorden, bilag, forslag til vedtægtsændringer og regnskab.
Læs mere om det her ”Vedtægter”.
Indkald til generalforsamling
I vedtægterne står der også hvor man skal indkalde til generalforsamling og evt. hvad sådan en indkaldelse skal indeholde: dagsorden, bilag, forslag til vedtægtsændringer og/eller regnskabet.
Inden generalforsamlingen
Sørg for at lave en rollefordeling før selve arrangementet, så I har en dirigent og referent. Dirigenten skal instrueres i dagsordenspunkter og være helt skarp på regler og procedurer for valg og afstemninger samt generalforsamlingens gyldighed og beslutningsdygtighed. Her er vedtægterne igen jeres guide.
Selv i de mest livlige foreninger har generalforsamlinger tendens til at blive lange og tunge, så sørg for at indlægge pauser med korte lege, sociale indslag og gode snacks. Overvej også nøje, hvilket tidsrum og format I vil give til de diskussioner, der står på dagsordenen. Dirigenten skal vide, hvornår og hvordan vedkommende kan standse irrelevante diskussioner.
Læs mere om ”5 trin til fede møder”.
Det er god forberedelse at undersøge blandt jeres medlemmer, hvem der vil stille op til foreningens poster. Det kræver ofte lidt tid at finde ud af, om man vil engagere sig yderligere, og de skal gerne vide det tids nok til at give en skriftlig eller mundtlig motiveret opstilling til generalforsamlingen.
I skal sikre jer, at der dukker tilstrækkelig mange op til, at generalforsamlingen kan erklæres beslutningsdygtig efter de regler, der står i jeres vedtægter. Kontakt dem personligt for at sikre jer, at de kommer. Jo flere deltagere I er, jo bedre repræsenterer generalforsamlingen foreningens medlemmer. Husk at generalforsamlinger er åbne og ikke kræver tilmelding – men derfor kan en Facebook-begivenhed eller en tilmeldingsformular alligevel give et billede til gavn for jeres forberedelser.
På dagen for generalforsamlingen
Forplejning skal gøres klar og dagsorden og bilag skal printes. Gør lokalet i stand, således der er siddepladser nok, og alle kan se den tavle, hvor informationer kommer op.
Selve generalforsamlingen
Nyd arbejdet, deltag aktivt (husk at du også er medlem) og lad dirigenten styre slagets gang.
Efterfølgende
Når generalforsamlingen slutter, skal I både rydde op og indhente kontaktoplysninger på de nyvalgte til jeres poster. Referatet skal renskrives, så valg og beslutninger er tydelige, og det sendes ud til alle fremmødte – gerne inden for en uge. Husk at hvis I har ændret et bilag eller vedtægter, bør det sendes ud sammen med referatet.