Den formelle struktur
Det er op til jer, hvordan I vil organisere jer – for nogle giver det mening at have en flad struktur og forventningsafstemme omkring de fleste beslutninger, mens det for andre vil være for tidskrævende. Tal om, hvad der giver mening i jeres forening. I kan for eksempel beslutte jer for at prøve en ny organiseringsstruktur af over en periode eller evaluere på opgavefordelingen ved hvert semesters start.
Arbejdsfordeling og overdragelse
Hvis I er flere, der er med i foreningen, kan det give god mening at lave en arbejdsfordeling, så opgaverne og ansvaret bliver lidt mere konkret. På den måde bliver overdragelse af ansvarsområder til næste generation meget lettere, når nogen skal på udveksling eller er færdige med at studere.
Udvalg
I kan også lave andre roller eller udvalg i foreningen, der har ansvaret for det enkelte arrangement.
Rolle- eller opgavefordeling
I den traditionelle foreningsstruktur tildeles ofte forskellige roller, som forperson, næstforperson og kasserer, men det kan være svært at gennemskue hvilke opgaver og ansvarsområder den enkelte rolle indeholder, og derfor – nogle gange – vanskeligt at få nogen til at overtage posten som f.eks. ‘næstforpersonen.’
Overvej i stedet at kortlægge, hvilke opgaver, der er i foreningen og fordel dem efter jeres kompetencer og interesseområder. Det afgørende er, at I er enige om, og har nedskrevet, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave, og at alle væsentlige opgaver bliver varetaget. Selvom man ikke har en rolle som kasserer, er der en person, som skal registreres i banken, hvis man har et CVR nummer og en bankkonto. Det kan også være en god idé at tale om, hvordan I træffer beslutninger, hvis I er uenige. Nogle foreninger foretrækker at have mange forskellige slags roller, man vælges til under en generalforsamling (forperson, eventansvarlig, kommunikationsansvarlig, fundraisingansvarlig, o.s.v.) mens andre fordeler opgaverne internt i foreningen.
Rollens varighed
Uanset om I vælger at have roller eller arbejde mere opgavebaseret, bør I overveje, hvor længe posterne – eller opgaverne, skal løses af den samme person. Vores motivation og interesse kan ændre sig undervejs, ligesom studielivet kan byde på mange forandringer. Derfor kan det være en god idé at tage opgave- eller rollefordelingen op en gang om året, det kan være til generalforsamling eller et årsmøde, hvor I stemmer om eller i fællesskab når frem til, hvem der varetager hvilke opgaver i næste periode. Her vil det også være muligt at oprette og opdatere foreningens vedtægter. Hvis I arbejder mere uformelt eller opgavebaseret, kan det også være til et internt møde, hvor I påny kortlægger og fordeler foreningens opgaver.
Kultur og traditioner
Som mennesker søger vi ind i fællesskaber, og vi vil gerne være med lige der, hvor vi føler os trygge, glade og betydningsfulde. Studenterforeninger giver netop mulighed for at være del af et fællesskab med en vision. I studenterforeninger kan traditioner f.eks. være:
- En aktivitet, I gentager årligt
- At starte møder med at dele, hvordan man har det
- Sange med faglige referencer
Overlevering
Det sværeste kår i en studenterforening er, at udskiftning i medlemmer er en grundlæggende præmis, når medlemmer færdiggør uddannelse eller tager på udveksling. Hvis I vil opretholde en kultur over længere tid, kræver det en overlevering fra gamle medlemmer til nye. Det kan I gøre:
- Lav en føl-ordning, hvor nye medlemmer oplæres af gamle travere på posten
- Opret en oversigt eller et årshjul med opgaverne for de roller I har
En måde at overlevere på, er at etablere en føl-ordning. Her kan medlemmer med bestemte ansvarsområder over en periode samarbejde om opgaven med den næste, der skal overtage den rolle. På den måde bliver erfaringer givet videre i en blød overgang. Det kan være en god idé at aftale at ’føllet’ i første omgang kun skal følge med og ikke overtage ansvar, før vedkommende er sat ind i omfanget af opgaverne.
Undgå desuden at medlemmer med ansvarsområder anvender deres egne personlige mailadresser, men opret i stedet ikke-personlige mailadresser, der knytter sig til posten f.eks. kasserer@, forperson@ etc.
Vedtægter
10 emner I kan overveje i jeres vedtægter
Formålet beskriver studenterforeningens eksistensberettigelse og er altså et særligt vigtigt punkt.
Det er en fordel, at formålsbeskrivelsen er kort, præcis og afgrænset i sin retorik.
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Den er en vej til at sikre, at valg, vedtægter, ansvar og økonomi stemmer overens. En generalforsamling skal afholdes minimum en gang årligt eller hyppigere, hvis det er præciseret i vedtægterne. Begrebet dækker både over selve mødet og den brede gruppe af foreningens medlemmer, der er mødt op. Rammerne omkring generalforsamlingen er beskrevet i vedtægterne, og det er således en fordel at have følgende punkter med:
Tidspunkt
En fastsættelse af, hvornår en generalforsamling skal finde sted – for mange studenterforeninger er det om efteråret.
Varsling
Skriv ind, hvor mange uger før afholdelse, jeres generalforsamling skal varsles. Alt efter behov, kan varslingen ske af flere omgange, først med en kort indbydelse og nogle uger efter med den konkrete dagsorden og bilag. Det anbefales, at varslingen sker minimum 14 dage inden den ordinære generalforsamling, gerne før. Skriv også ind, hvordan medlemmerne kontaktes, og hvornår man senest kan stille forslag, som der skal træffes beslutning om på generalforsamlingen.
Stemmeret
Skriv jeres regler for stemmeret ind. Er I en kontingentbaseret forening, kan I overveje, om ikkebetalende deltagere har stemmeret, samt hvornår nye medlemmer har det. Skriv også ind, hvem der har ret til at stille op til ansvarsposter i foreningen.
Dagsorden
Dagsorden til den ordinære generalforsamling konkretiseres, så generalforsamlingen foregår på demokratisk vis. Se et eksempel her:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Forpersonens eller bestyrelsens beretning til godkendelse
- Godkendelse af regnskab
- Godkendelse af kontingent
- Valg af forperson, kasserer, bestyrelse, revisorer, suppleanter mv.
- Diskussion af indkomne forslag
- Eventuelt
Ekstraordinær generalforsamling
Præciser under hvilke omstændigheder en ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, hvilken post eller myndighed der kan indkalde, og hvordan det skal foregå. F.eks. kan bestyrelsen eller en vis procentdel af medlemmerne have ret til at kræve en ekstraordinær generalforsamling.
Læs mere om generalforsamlingen under MØDER OG GENERALFORSAMLING
Vedtægterne skal beskrive, hvem der har den daglige bemyndigelse til at lede foreningen. Ofte vil en daglig ledelse bestå af en forperson og kasserer samt en bestyrelse, men kan sammensættes på forskellige måder.
En bestyrelse udgør en organisations ledelse og sammensættes typisk ud fra poster med hver sin funktion, herunder forperson, næstforperson, kasserer og menige medlemmer af bestyrelsen. I kan vælge at have flere poster.
Skriv for hver post:
- Hvilken periode man vælges til
- Hvor mange pladser hver post har (herunder evt. fordeling af pladser medlemsgrupperne imellem),
- Hvordan de vælges (f.eks. på generalforsamlingen eller af bestyrelsen)
Skriv også, om foreningen har suppleanter til bestyrelsen, inkl. deres valgperiode samt antal suppleantpladser.
Fastslå foreningens identitet ved at specificere, hvem foreningen henvender sig til, f.eks. alle psykologistuderende på KU eller studerende med sønderjysk hjemstavn. En fordel ved at indskrænke medlemsprofilen kan være, at nogle bidragsydere kun bevilliger midler til meget specifikke målgrupper – det kan dog også være den anden vej rundt. Foreningens opbygning skrives også i vedtægterne.
BEMÆRK!
Er I et fagråd, er medlemmerne de medstuderende, I repræsenterer. Fordi I er enhedsorganiserende, repræsenterer I alle studerende på jeres fag, som automatisk er medlemmer. I opkræver ikke kontingent, og derfor er detaljer om betaling ikke relevante for jer.
Eksklusion af medlemmer
En forening kan være nødsaget til at ekskludere et medlem. Her er det vigtigt at have specificeret i vedtægterne, hvad der er en gyldig årsag og procedure for eksklusion. Det skal stå klart og præcist, så der kræves så lidt tolkning som muligt. Et eksempel på eksklusion kan f.eks. være, hvis et medlem direkte modarbejder studenterforeningens formål.
Skriv hvem der har myndighed til at ekskludere. Det kan enten være generalforsamlingen, bestyrelsen eller begge. Hvis bestyrelsen får myndigheden til at ekskludere et givent medlem, skal det altid være muligt for medlemmet at tage det op til øverste myndighed og få sagen omprøvet.
Vurderer foreningen, at det er nødvendigt at opkræve et kontingent fra dens medlemmer, skal det stå i vedtægterne. Konkrete forslag til præcisering er:
- Alle medlemmer er forpligtet til at betale kontingent
- Kontingentets størrelse besluttes af generalforsamlingen
- Tidshorisont og konsekvenser, hvis et medlem skylder kontingent
- Grupper af medlemmer, der af årsager skal have nedsat eller fri for kontingentbetaling
Vedtægterne beskriver, hvordan studenterforeningens økonomi skal håndteres.
Beskriv følgende:
- Hvordan regnskabet skal aflægges
- Regnskabsperioden
- Hvem der godkender årsregnskabet (oftest generalforsamlingen).
- Hvem der godkender næste års budget (oftest generalforsamlingen).
Beskriv også, hvem der kan blive foreningens revisorer, f.eks. medlemmer uden centrale ansvarsposter eller roller. Revisorens opgave er typisk at kontrollere regnskabets at kontrollere regnskabets gyldighed, og om vedtægter i forhold til økonomien overholdes samt andre gældende love og regler. Revisorens kommentarer kan fremlægges sammen med årsregnskabet.
I vedtægterne skal I også beskrive, hvem der har myndighed til at underskrive økonomiske transaktioner på foreningens vegne.
Læs mere om ØKONOMI
Fordi vedtægterne fungerer som ”foreningens grundlov”, bør I også overveje nøje, hvordan de kan ændres. Vurder beslutningsgrundlaget, altså hvor stor enighed der skal være om ændringen:
- Absolut flertal (alle er enige)
- 2/3-flertal
- 3/4-flertal
- Simpelt flertal af generalforsamlingen?
Vurder også forsamlingens beslutningsdygtighed: Hvor stor en andel medlemmer, fag eller ansvarsposter skal være til stede for at ændre i vedtægterne?
Skriv også, hvornår forslag til vedtægtsændringer senest skal være ledelsen i hænde inden en generalforsamling.
Punktet skal præcisere, hvordan foreningen kan opløses på behørig vis. Almindelig praksis er, at der som minimum skal mere end et simpelt flertal på en enkelt generalforsamling til, før foreningen kan nedlægges. Det kan også være, at det skal vedtages på to generalforsamlinger træk, hvor begge kan være ekstraordinære.
Sørg for at beskrive, hvem der har myndighed til at fortolke vedtægterne og træffe beslutninger i uforudsete situationer.
Det vil typisk dreje sig om udfordrende situationer, som ikke står beskrevet i vedtægterne. Når vedtægterne fortolkes, skal foreningens interesser holdes for øje, og intentionerne bag de eksisterende vedtægter vurderes.
Det er vigtigt, at eksisterende praksis på området undersøges og evt. tilføjes vedtægterne eller andre vejledninger i foreningen.
Opleves det, at vedtægterne ikke overholdes, er det det interne medlemsdemokrati, der beslutter handlingsforløbet. Skriv ind, hvordan I håndterer en sådan situation. F.eks. kan et mistillidsvotum både rejses, hvis enkelte medlemmer af foreningen ikke overholder sine forpligtelser. Et samlet mistillidsvotum kan rejses, hvis hele ledelsen ikke gør.